數字檔案館

公司以國際先進的OAIS模型、文件運動理論、電子文件管理暫行辦法(電子文件元數據標準、電子文件轉換技術、數據封裝技術)、電子文件數字簽名及驗證技術作為檔案信息化整合基礎,采用前瞻性的技術架構,為各級機關、企事業單位提供各種優秀的數字檔案管理整體解決方案。

1.4.2控制中心

1.4.2.1單位管理

軟件支持對多個單位進行管理并以“樹”的形式顯示單位之間的層級關系,適合規模較大的企事業單位同時管理本公司和分公司的檔案資料。單位主要由單位號和單位名稱構成,各個單位之間的權限獨立,并且可以根據用戶單位的需求對權限進行設置。如下圖所示:

1.4.2.2組織機構管理

組織機構管理用于設置單位中的各個部門和機構,它是用來維護用戶信息的一個組成部分,也可以為檔案信息的歸屬提供基礎。

 

1.4.2.3用戶管理

用戶管理部分用來管理企業用戶信息,可以對用戶的登錄名、姓名、年齡、職位等基本信息進行維護,同時還可以對用戶設置相應的角色。如下圖所示:

1.4.2.4權限管理

權限管理是用戶信息的一部分,系統管理員可以對系統中的每一個模塊中的每一個功能設置相應的權限以及對單位內的檔案庫中的數據權限和功能權限進行設置。系統通過自定義角色的形式來定義用戶在電子文件轉變為檔案整個過程中的數據訪問權限及功能使用的權限。

數據權限

功能權限

1.4.2.5文檔服務

存儲管理主要是指對原文存儲路徑的管理。文檔服務主要由服務器名稱、服務器地址、FTP用戶名、FTP端口號和FTP密碼組成。

1.4.3基礎數據

1.4.3.1檔案類別管理

檔案庫類別管理可以根據企業檔案的情況,自定義將單位內的各種檔案進行分類管理,檔案庫類別的劃分使檔案管理系統看起來更加直觀明了。

檔案庫,是檔案文件管理的基礎。它將同一類別的檔案存放在一起,以便于對這些檔案信息進行管理和維護。

1.4.3.2檔案庫管理

用戶可以根據自己的需求通過模板在檔案分類下建立自己的檔案庫。

1.4.3.3實體分類管理

實體分類管理將國家標準的檔案分類維護到系統中也可以根據單位的實際情況自定義檔案的分類情況。用戶在添加檔案數據時不需要記住復雜繁瑣的檔案分類信息,只需要點擊選擇相應的分類,即可完成對檔案分類信息的鑒定。

1.4.3.4模板管理

模板管理是檔案系統業務管理的基礎,以模板的形式對著錄項屬性、檔號生成規則、檔案庫報表等進行統一的維護,實現企業內所有單位檔案模板統一的管理。這樣的設計即節省了系統初始化時建立檔案庫的時間,也便于后期對檔案庫的統一的維護。

 

1.4.3.5工作流管理

除了對檔案進行管理以外,最大一部分功能還是為企業人員提供合理的檔案利用方式。此處工作流的管理就是檔案利用的前提和基礎,用戶可以根據企業本身對檔案利用的具體情況定義好檔案利用流程,使所有普通用戶按照這個流程進行檔案借閱等操作。該系統支持的流程主要包括:檔案電子借閱流程、檔案協查借閱流程、檔案移交流程、檔案銷毀流程、文件移交流程等。

1.4.3.6數據字典管理

數據字典管理將用戶常用到的一些約定俗成的著錄項值(如:保管期限、密級等)維護到數據字典中,便于用戶錄入數據,減少檔案人員的錄入量。

1.4.3.7元數據管理

元數據通俗的可以理解為著錄項,元數據的管理可以建立檔案模板時重復利用使建立檔案模板更方便快捷。元數據的引用可以在建立檔案庫時構建信息檢索機制,可以系統地映射出的電子文件的信息內容及背景。各個公司可以依據本公司檔案業務元數據的具體特征,利用它作為指導,管理公司各種門類的檔案。系統根據國家的行業標準集成了DA/T46和DA/T47的檔案元數據標準

設置的元數據信息包括數據的屬性、長度、中英文描述、取值、缺省值、參照項、默認設置等。元數據管理提供檔案模板建立的基礎項,是整個系統能夠完整運行的前提。

1.4.3.8全文檢索管理

全文檢索管理功能主要實現用戶手動建立全文檢索索引的功能。由于系統支持索引進程的功能,系統會根據用戶設置的執行周期定期的建立全文索引,因此該功能只是備選功能。

1.4.4檔案管理

1.4.4.1文件收集

文件收集是指將企業各部門生產活動中產生的需要保存下來的文件收集到檔案室統一保管。各部門實體檔案的收集一般都是由各部門的文員或兼職檔案人員負責移交到檔案室歸檔。

在文件收集狀態下能夠實現電子文件的登記、修改、刪除、文件分類鑒定等功能。用戶在此狀態下完成文件的收集工作后,可以根據權限選擇文件移交流程或者手動的方式將電子文件移交到文件整理狀態,為后面的檔案整理做好準備。

隨著企業信息化建設的不斷發展,各種電子文件都分散在不同的業務系統中,通過數據接口同步的方式將各個業務系統中的電子目錄及電子文件同步到檔案管理系統中,保證了電子文件的原始風貌以及數據的正確性,降低了人工錄入的錯誤率以及減少了人工錄入的工作量。通過數據接口同步過來的數據一般存放在文件收集狀態下,用戶可以對這部分完成數據的進行補錄、鑒定等工作,最終通過電子文件移交到文件整理狀態。

1.4.4.2條目著錄

條目著錄可以對檔案目錄進行編輯(增、刪、改)。傳統意義上簡單的目錄管理已不能夠滿足當前用戶的需求。可以支持多種對檔案進行著錄的方式。

1.4.4.3OCR摘要錄入

OCR(Optical Character Recognition ,光學字符識別)是指電子設備(例如掃描儀或數碼相機)檢查紙上打印的字符,通過檢測暗、亮的模式確定其形狀,然后用字符識別方法將形狀翻譯成計算機文字的過程;

數字檔案管理系統支持TIF、JPEG 圖像、PDF 、條碼、二維碼、表格、中英文等文件的識別,支持選擇部分區域進行識別,支持在線識別。

  1. 內容批量識別

檔案數字化后形成的大量圖像文件是不可能被直接編輯的,也是不可能直接被檢索的。OCR在數字檔案館系統的一個重要的應用就是實現對圖像文件的自動識別,識別后形成文本文件,可以用來再編輯或形成全文索引庫。

  1. 制作雙層PDF

雙層PDF文件每一頁都包含兩層,下層是從紙質文件掃描出來的原始圖像,上層是用OCR軟件對掃描圖像進行識別后產生的文字結果,但字體效果設置成透明。這樣用戶在閱讀PDF文件時看到的是掃描圖像,可以100%保留原始版面效果(包括公章、簽名),在需要的時候,又可以通過透明的文字信息支持選擇、復制、檢索等功能。雙層PDF能夠同時兼顧視覺效果和使用方便性。檔案資料掃描為tif或jpg格式的圖像文件,可以批量轉化為雙層PDF文件。再利用數字檔案館系統的全文檢索功能,建立掃描文件的全文檢索庫,方便查詢和利用。

3.在線掃描

通過OCR摘要錄入功能,系統支持紙質文件的在線掃描,實現紙質檔案到電子檔案的在線轉換,掃描完成后,系統可以手動識別掃描文件,雙擊識別出的內容,可以完成條目著錄。著錄完畢后,可以直接將掃描的文件上傳到數字檔案系統中。

1.4.4.4原文管理

原文管理可以對檔案原文(電子文件)進行增、刪、改。為了保證原文管理的靈活性、提高檔案管理人員工作效率,充分以客戶檔案管理人員角度考慮問題,對原文管理功能進行設計,支持多種原文掛接方式。

1.4.4.5數據導入/導出

客戶中用戶通常用Excel、Word、Access等外部文件處理表格數據,為了保證經過外部文件處理的數據不必重復錄入到電子檔案系統,可以通過“數據導入”功能可以將外部文件中的數據導入到電子檔案。同時,電子檔案系統內數據也可以導出到外部文件。

1.4.4.6批量掛接原文

檔案庫條目數據對應的電子文件可批量掛接,不限定文件格式。檔案庫條目信息也可通過批量導入電子文件時自動生成題名、年度、保管期限、分類號等著錄項信息實現條目與原文的一一對應。

1.4.4.2整理編目

整理編目是按照一定原則對檔案進行系統分類、組合、排列、編號和基本編目,使之有序化的過程。兼職檔案員將收集好的電子文件移交給檔案室后,檔案員一般會根據收集的實體文件對電子目錄進行二次文件分類、鑒定等整理工作,鑒定無誤后執行生成檔號、歸檔等操作。

國家對歸檔文件整理辦法有著一系列明確的相關規定,但是為了更好的適應企業的客觀性,我公司在一些整理辦法的處理上要更加靈活和人性化。如本系統既支持原始的一事一卷的整理方式也支持最新規定的一事一件的檔案整理方式,同時也可以對檔號的生成規則、盒號生成規則、報表編目等內容進行自定義。

文件整編的最重要的就是審核歸檔,檔案員根據移交的實體文件對電子目錄、電子原文以及條目的歸檔方式進行仔細的檢查審核,同時鑒定是文件否有歸檔的價值以及保管期限等,在確認審核無誤后,即可以將這部分數據歸檔,使之最終成為檔案。成功歸檔以后的檔案文件,系統會自動將其放置到檔案管理狀態中,用戶可以在系統中對該文件的目錄和原文進行借閱利用。

1.4.4.2.1檔案分類

檔案可以根據檔案的不同分類標準分為不同的類別的檔案。檔案分類更能夠直觀體現檔案的類目關系、檔案所屬類目,方便用戶查找檔案和檔案的存取管理。

電子檔案系統提供自定義的類目方案,對類目級別、類目名稱進行自定義設置(添加、修改、刪除、排序等)。

1.4.4.2.2檔案組合

根據客戶不同檔案類型檔案的管理方式,對以案卷方式管理的檔案進行組合管理,如組新卷、組已有卷、合卷、拆卷等。

組新卷

模仿實體檔案組卷,將多個電子文件組成一個虛擬的案卷。

組已有卷

將一個或多個電子文件納入一個已經存在的虛擬案卷中進行管理。

合卷

將多個虛擬案卷內的電子文件合并到一起,組成一個新的虛擬案卷。

拆卷

將一個虛擬案卷拆分掉,把案卷內的電子文件“游離”掉。

1.4.4.2.3檔案排列

根據客戶不同檔案類型檔案的排列方式,對一文一件、案卷、卷內文件等不同層級檔案的順序進行調整、排列。

1.4.4.2.4檔案編號

生成檔號

檔號是檔案實體編號的總稱。包括全宗號、類別號、案卷目錄號、案卷號、件號、頁號。不同企業、不同檔案類別檔案的檔號可能是不一致的。傳統的檔號只能通過檔案管理人員手工編號,其正確率沒有較高的保證。檔案業務管理系統內生成檔號通過計算機對檔案進行生成編號,其正確率基本上可達到100%。并且檔號的生成規則,是可配置的。

清除檔號

為防止人為修改成、生成錯誤檔號,清除檔號可以將檔案的檔號清除掉,方便重新生成等。

取消歸檔

嚴格理論上,已經歸檔的文件已經形成檔案,不允許再修改,但考慮到或多或少會有不同因素導致有錯誤歸檔的情況。那么對于歸檔的文件只能夠對其取消歸檔,由檔案退回文件狀態,這樣就可以對其操作,如刪除、修改等。修正完畢后,再歸檔。

批量修改

在很多情況下,對檔案目錄的修改可能是批量的,并不是針對某一條目錄進行修改。如果對于這一批數據一條一條修改,其工作量是無法估算的,降低了檔案管理人員的工作效率。在某些情況下,還可以會將多個著錄項合并形成一個值,保存到另一個著錄項中。提供“批量修改”功能,可能按照多種方式(按位置、按著錄項、合并著錄項、生成序號)對檔案目錄進行批量修改。

綜合排序

在操作電子檔案系統時,每個操作人員對檔案數據的顯示方式要求可能會有所不同,有的人喜歡以年度排序,有的人喜歡以分類排序等。為滿足不同用戶的需求,設計“綜合排序”功能,用戶可以根據自人喜好根據一個或多個著錄項對檔案數據進行排序顯示。

報表編目

為滿足客戶各類檔案類別的不同報表格式,在實施項目階段會調研客戶現用報表格式,在系統內對報表模塊根據調研結果進行初始化,并提供多套符合國家相關標準的報表格式。

并提供可自定義的報表設計工具。通過自定義報表設計工具,用戶也可以自行修改報表格式。

在報表格式確認后,用戶即可按照報表格式對檔案數據生成報表,支持報表在線打印、報表導出等功能。

檔案管理

檔案管理狀態下的文件已經正式成為檔案。在該狀態下,檔案的目錄信息和原文信息將不能被修改和刪除。檔案管理人員在檔案管理狀態需要完成的工作一般包括:檔案目錄的打印和檔案裝盒以檔案上架操作,同時對發現有問題的檔案文件可以退回到文件整理中重新鑒定整理。

檔案移交

部門檔案管理人員在對本部門產生的文件進行整理后,將整理完成后的文件移交到全宗下的檔案室,由檔案室審核文件是否屬歸檔范圍等,再整理,進而歸檔,形成檔案。

1.4.5庫房管理

庫房管理主要包括檔案室庫房溫濕度的監控,檔案庫庫房安全檢查以及檔案銷毀清單。

庫房溫濕度登記主要是指實時的對庫房的溫度和濕度進行監控,并根據科學的保管檔案的方法來對溫濕度進行調節。本系統支持溫濕度監控設備接口,不需要人工統計溫度,而是通過接口實時的讀取數據,既準確又迅速。

庫房安全檢查是指檔案工作人員定期的對已經歸入庫房的實體文件以防塵、防火、防盜、防潮、防高溫、防光、防蛀、防腐這檔案管理活動中的“八防”為基礎進行檢查,對檢查出有問題的檔案進行記錄,以達到更好的保護實體檔案、提高實體利用率的目的。

檔案保管主要針對庫房的溫濕度、庫房安全進行記錄、管理。

溫濕度登記

為保證實體庫房的安全性,庫房管理員每天對庫房的溫濕度情況都要作詳細的記錄。在企業硬件設備齊全的情況下,會有相應的溫濕度系統對庫房溫濕度定時檢測。那么,通過溫濕度系統接口可實現電子檔案系統及時獲取庫房溫濕度記錄。

庫房安全登記

為保證實體庫房的安全性,庫房管理員定時需要對實體庫房內的安全情況都要作詳細的檢索、記錄,為日后的庫房安全統計提供數據支持。

1.4.6檔案統計

檔案統計功能可以對單位中各種檔案類型下的各種歸檔方式的檔案文件進行統計,生成統計報表,從而反應單位內的檔案的工作情況。主要的統計如:館(室)藏統計、檔案利用情況統計以、檔案歸檔情況以及檔案年報統計。系統也支持對檔案系統的全引目錄、卷內目錄的報表打印。

本系統支持靈活自由的定義任意形式的報表。本系統支持的報表類型包括:普通報表、SQL報表、分組打印報表和全引目錄報表。以下是檔案統計的全部步驟:確定統計項:根據企業用戶自身的需求,確定各個類型的檔案庫需要統計的著錄項以及報表的格式。

用戶只需要進入檔案庫,選擇需要打印的電子文件目錄,就可以打印報表。總之,通過報表設計功能可以實現任何復雜報表的打印和統計,滿足各種用戶對報表的不同要求。

檔案統計是檔案工作的一個重要環節。目前從全國檔案事業的角度講,檔案統計工作主要是通過實施全國檔案事業統計年報制度來實現的。全國檔案事業統計年報制度就是為了準確地掌握全國檔案事業的基本情況,以便對全國檔案事業實行科學管理而建立的,該項制度的設立經過了國家統計局的批準,通過定期填報檔案事業統計年報來實施。

實現館藏數量、年代、門類、載體等的分類統計。

實現檔案利用的利用目的、利用檔案類型、人員(人次、人員類別)、卷次、復制數量等情況統計,以便多角度分析利用。

工作量統計

工作量是對檔案管理人員一段時間工作內容的衡量標準。

工作量統計是對檔案管理人員一段時間內檔案整理、移交等檔案工作多少進行的統計工作,能及時反應檔案管理人員的工作飽和度。

工作量統計包含多種模式:如所有檔案管理人員的工作量統計(需要有相應的權限支持)、個人工作量的統計等。

借閱統計

為考察一段周期內客戶檔案的借閱概況、做出正確的庫房和人員調整,針對電子檔案系統內某一時間段內各類檔案借閱次數做統計。還包括不同借閱目的的統計,可以考察到一段周期內企業人員借閱的目的。

檔案存量統計

為真實反映客戶各檔案類別檔案收集、整理情況,設計“存量統計”功能,對檔案業務管理系統的檔案數量進行統計。

年報

系統提供了較完善的年報錄入、管理等功能,所形成的年報報表完全符合國家標準。部分信息可以通過系統自動提取。

溫濕度統計

對收集到的溫濕度記錄進行統計、分析,對不合理記錄的時間段進行檢查,實體庫房保管環境是否不正常等,然后對實體庫房采取相應的措施。

庫房安全統計

在有庫房安全記錄做數據支持的情況下,對庫房安全記錄進行統計、分析,以保證實體庫房的安全性。

1.4.7檔案利用

檔案的管理是為檔案利用的服務的,檔案利用是檔案工作的成果的重要體現,只有利用才能才生效益。檔案的利用工作可以分為檔案檢索及檔案借閱。檔案檢索是檔案利用的一個重要組成部分。綜合檔案管理系統能夠提供的檢索操作包括:目錄檢索和全文檢索,而目錄檢索又分為簡單檢索和高級檢索兩種檢索方式。

模糊檢索

對一個檔案庫(一張物理表)進行關鍵字LIKE查詢。操作相對簡單,查詢出的結果相對模糊。

分類檢索

根據檔案的實體分類規則對檔案的分類進行檢索。

高級檢索

對于多條件限制的檔案定位,簡單檢索已經不能夠滿足這樣的要求,提供高級檢索。高級檢索可以設定多個檢索條件對一個檔案庫(一張物理表)進行檢索,如定位“2004年以前的10年保管期限檔案”,則可通過兩個檢索條件定位:一、年度<2004 二、保管期限=10年,通過兩個條件的疊加,即可查詢出需要的檔案數據。

跨庫檢索

相對簡單檢索和高級條件復合,跨庫檢索是一種跨檔案類別、跨檔案庫(多張物理表)的定位方式,其定位范圍較廣。

全文檢索

全文檢索:全文檢索的實現是指以掛接到電子目錄下的電子原文為目標檢索。用戶在輸入框中輸入關鍵字,系統會以電子原文的內容為檢索對象,并把符合要求的原文的片段摘要顯示在頁面中。暫時沒有查看權限的用戶,系統會列出條目信息,并提示用戶進行檔案借閱。

全文檢索界面

檔案借閱:檔案借閱是檔案利用的表現形式,主要是指用戶對不具有查看權限提交檔案借閱申請,由相關人員審批通過以后,系統自動在一段時間內(具體時間由審批人員根據申請人的意愿來進行控制)對該用戶開放權限,電子檔案在借閱到期后系統自動回收檔案查閱權限。檔案借閱管理需要管理的內容包括借閱人信息、借閱天數、借閱目的、借閱明細信息、是否領取、是否歸還、審批人意見等(其中領取和歸還是特指實體借閱)。用戶可以根據本單位的具體情況定義各種適用的審批流程。

檔案借閱

檔案的保管并不是國家開展檔案工作的最終目的,檔案的利用是才是檔案價值的最終體現。如果檔案保管起來,沒有被社會群體、企業員工利用,則這是一場失敗的檔案信息化。所以在客戶電子檔案系統建設過程中,必須充分認知到這一點。

借閱方式

借閱是檔案價值的體現方式,只有為社會公眾所借閱,才能夠體現檔案的真實價值所在。借閱時有相應密級驗證(密級較高的需要借閱,密級較低直接查看)借閱分兩種形式:

沒有權限查看檔案的利用人員直接檢索到需要借閱的電子文件,通過電子借閱功能發起電子借閱申請,經過審批后,可直接通過電子檔案系統對借閱的檔案原文在線查看,并將借閱信息(借閱人、借閱日期、借閱天數、申請功能等)記錄數據庫。超過借閱天數,電子檔案系統自動收回檔案查看權限。

實體借閱

與電子借閱相比較,實體借閱多了三個功能:實體領取、實體歸還和實體催還。

實體領取:

實體借閱申請經過審批并且通過后,實體利用人員到檔案管理人員處領取實體,同時檔案管理人員在電子檔案系統內對該檔案進行“借出”標識,其他利用人員再對此檔案借閱時會進行提示:“檔案借出中…”

實體歸還:

利用人員利用完實體檔案后,需要到檔案管理人員處將實體檔案歸還檔案管理人員。檔案管理人員將實體檔案歸還到庫房,同時在電子檔案系統內對該檔案進行“歸檔”標識,其他檔案利用人員可繼續檔案該實體檔案進行申請、利用。

實體催還:

對于超過借閱天數的實體借閱,電子檔案系統能夠自動通過郵件或短信形式提醒借閱人員及時歸檔實體檔案。

流程跟蹤

傳統的檔案借閱是人工跑流程的,效率低、流程不透明,申請人不知道流程走到哪一步、審批人是誰。為保證流程的透明性和網絡化,設計“流程跟蹤”,依據它可以實時跟蹤流程的節點。并記錄借閱人的相關信息,如姓名、借閱目的等。

審批模式

為了讓客戶更靈活地管理檔案業務,電子檔案系統提供兩個流程審批模式:主動模式和被動模式。

  • 主動模式

主動模式:由申請人直接選擇審批人。此種模式較為靈活,使申請人可以有選擇的選擇審批人,但是在安全上得不到更好的保證。

  • 被動模式

被動模式:根據預先設定好的審批流程,申請人直接提供申請,不需要選擇審批人。這種模式在安全上有更好的保證,同時簡化了申請人的操作步驟。

流程審批

需要審批主要是指電子檔案借閱、實體檔案借閱、部室檔案移交、檔案銷毀四種流程。只能流程中定義的審批人同意該申請后,申請人才能做對應的操作:電子文件查看、實體領取、完成部室移交、完成檔案銷毀的工作。

如果審批人無法判斷是否能夠同意此次申請,可將該流程轉于其他人審批。

借閱記錄

每一次的借閱都會形成借閱記錄,以便以后的查詢、統計。

1.4.8檔案編研

檔案編研是檔案部門根據館(室)藏檔案和社會需求,在研究檔案內容的基礎上,編寫參考資料、匯編檔案文件、企業大事記、撰寫論文專著等。

中檔案編研的實現方式主是將檔案庫中的電子目錄信息和原文信息提取出來,保存到本地計算機中以供參考之用。

1.4.9光盤打包

檔案備份數據主要包括電子化的文件目錄、案卷目錄、數字化全文、電子文件等。定期將系統中的數據復制下來,可以保證災害和故障發生時數據能盡快恢復,將損失降到最低點。

通過電子文件目錄及其對應的原文以光盤的形式進行存儲,在光盤中也可以對檔案數據進行查詢。

1.4.10檔案鑒定

鑒定是對館藏檔案進行判斷價值的過程。主要包含三方面:檔案保管延期鑒定、銷毀鑒定和開放鑒定,還包括進館檔案的價值鑒定、館藏檔案的開放鑒定、銷毀鑒定等。首先錄入檔案鑒定的標準,依據擬定的工作流程(工作流程可自定義)進行鑒定,并可打印相關的報表,以保證檔案鑒定的過程真實有效。對于電子文件(檔案)提供“有效性、原始性、完整性”三性檢查功能,系統支持單個條目、批量條目鑒定,對于超期未鑒定的檔案系統自動提取并提示需要進行鑒定工作。

到期鑒定

對已歸檔的檔案文件進行到期鑒定,到達保管期限的檔案文件進行到期鑒定后,可以延長保管期限或者轉做銷毀鑒定。

自動到期鑒定

電子檔案系統可以根據檔案目錄的保管期限著錄項和成文日期自動進行計算、比較。針對從成文日期開始超過保管期限值的檔案自動進行到期鑒定,并留下鑒定單,以便后期留痕、追蹤。

受控鑒定

對一些絕密或者比較敏感的文件需要做受控鑒定。經過受控鑒定的檔案條目在網站利用時不展示,在進行檔案實體借閱時,借閱單必須經過領導簽字。

開放鑒定

有些密級為公開,又存在利用價值的檔案,可以做開放鑒定。經過開放鑒定的檔案條目不受權限控制可直接在網站利用端查看,只要有登陸權限的用戶都能看到,不需要進行電子借閱申請。

瀕危鑒定

對實體檔案出現受潮、蟲蛀、破損等情況不方便借閱的檔案文件,進行瀕危鑒定,瀕危鑒定過的檔案不能再進行實體借閱。

遺失鑒定

對實體檔案出現遺失的檔案文件,進行遺失鑒定,遺失鑒定過的檔案不能再進行實體借閱。

銷毀鑒定

當檔案實體超過保管期限,沒有保存價值的時,需要對檔案實體做銷毀動作。同時需要有電子檔案系統中對需要做銷毀的檔案進行標記,使這部分檔案不能能夠再被檢索、再被利用。

銷毀鑒定單

當系統用戶對檔案沒有直接銷毀的權限時,要填寫檔案銷毀鑒定單,經相關領導審批后再決定要不要銷毀。

直接銷毀

對有權限直接做銷毀動作的用戶可不能過填寫檔案銷毀鑒定單,直接進行檔案銷毀。

銷毀清冊

每次銷毀的檔案都會登記造冊,以記錄銷毀日期、負責人、銷毀內容等,以保證操作和責任的可追溯性。

1.4.11多格式瀏覽器系統

在單位信息化過程中,產生的電子文件格式類型各異。比如在辦公自動化系統中產生word、excel等文書檔案,而基建檔案需要管理各類的圖紙等設計文件。在對這類格式繁多的文件檔案利用過程中,利用者不可能對于每種文件類型都去安裝對應的應用程序,因此,需要一種統一而且有效的文件瀏覽方式。同時,基于檔案文件安全性的考慮,不能在利用過程中被下載到客戶端上。基于以上電子文件的瀏覽方式的需求,建立文件瀏覽服務器,對電子文件的瀏覽,下載等進行集中的處理。

1.4.12文檔數字水印

系統管理員在選定全宗內進行檔案文件的水印設計,該水印設計完畢后,選定全宗內的檔案文件在打印與下載時將被附上水印。

1.4.13接口需求管理

待辦接口:檔案管理員進入OA后,可以直接在OA上審批檔案系統的待辦事宜,檔案員可以進入檔案管理系統將文件掛接到借閱單下,并完成審批流程。審批結束后,申請人可以在OA系統的待辦事宜中找到借閱單信息,點擊后進入檔案系統瀏覽電子原文。(具體內容需要與OA廠商對接)。

單點登錄接口:實現OA直接登錄到檔案系統,無需二次輸入用戶、密碼。(具體內容需要與OA廠商對接)。

數據同步接口:使用中間庫模式實現OA系統中文件自動歸檔到檔案系統。(具體內容需要與OA廠商對接,OA需要將數據推送到中間庫中)。

世紀科儀數據同步接口:使用接口模式實現世紀科儀系統中文件自動歸檔到檔案系統。

 

 

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